"Un Corridor sans nouvelle infection, sans discrimination, sans décès lié au VIH
et sans entrave à la libre circulation des personnes et des biens ."
AVIS DE RECRUTEMENT : RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

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AVIS DE RECRUTEMENT

N° 002/12/2015/OCAL/SE/UPM

Date : 03 décembre 2015

1- Identification du Poste

Titre du poste : Responsable Administratif et Financier

Supervision : Secrétaire Exécutif de l’OCAL

Durée du contrat : Deux (02) ans renouvelable

Date d’entrée en fonction : 1er février 2016

Lieu du travail : Cotonou (BENIN)

2- Contexte et Justification

L’Organisation du Corridor Abidjan-Lagos (OCAL) est une organisation intergouvernementale sous régionale qui a vu le jour en 2002 avec la mission de réduire l’impact de l’infection par le VIH sur le commerce interrégional en Afrique de l’Ouest. En effet, au regard de l’accroissement des migrations sur les principales voies et de l’essor de l’économie régionale, les chefs d’Etat des cinq pays que sont la Côte d’Ivoire, le Ghana, le Togo, le Bénin et le Nigéria ont mis en place cette organisation pour fluidifier le transit et le transport routiers en même temps que la formulation et l’exécution d’une réponse sous régionale face au VIH et au sida.

Au cours de ses dix (10) premières années de prestation, l’OCAL a largement contribué à l’amélioration de l’environnement des postes frontaliers et des structures hospitalières d’Abidjan à Lagos, du traitement des IST et du Sida, à la réduction des délais de transit des voyageurs.

Dans le cadre du Nouveau Modèle de Financement, la subvention du FM pour l’OCAL a pris de nouvelles orientations. Cette subvention met l’accent sur une dévolution progressive de l’offre de services de prévention VIH aux programmes nationaux et un recentrage des interventions vers le renforcement du système communautaire et la défense des droits humains. Cette subvention couvre la période de 2016 à 2018.

L’OCAL consciente des défis à relever dans le cadre de la mise en œuvre de cette subvention a entrepris des actions afin de gérer de façon efficiente les ressources qui seront rendues disponibles dans le cadre de ce financement. A cet effet, l’OCAL recrute un Responsable Administratif et Financier. Le titulaire sera basé au siège de l’OCAL à Cotonou au Bénin.

3- Description des tâches

Sous la supervision directe du Secrétaire Exécutif à qui il rend compte, le Responsable de l’Administration et des finances assure les tâches quotidiennes en matière de gestion de l’administration et des finances.

Dans l’exercice de ses fonctions, il s’inspire :

  • des documents réglementaires de l’OCALen matière de gestion administrative
  • des documents de gestion financière disponibles et en vigueur
  • des directives du Fonds Mondial notamment les procédures financières
  • des décisions du Comité régional de Coordination
  • des documents de programmes et de projets disponibles et en vigueur en liaison avec les chefs des projets
  • des orientations et instructions à lui confier par le Secrétaire Exécutif.

Sa charge principale d’assurer le fonctionnement optimal de la Gestion Administrative et financière du Programme financé par le Fonds mondial. Il a sous sa supervision les personnels de l’administration et des finances, de passation de marché, de logistique et le pool de chauffeur de ce Programme qui lui rendent directement compte. Ses tâches et responsabilités sont :

3.1. L’établissement des principaux documents comptables et gestion des audits

  • Supervision des travaux comptables
  • Validation des rapports financiers périodiques
  • Supervision des travaux de clôture des comptes et de l’établissement des documents comptables demandés par la Direction de OCAL conformément aux normes comptables applicables à OCAL (bilan, comptes de trésorerie, inventaires, Rapport financier, rapport de gestion).
  • Préparation et participation aux missions de contrôle des auditeurs.
  • Préparation d’informations comptables et financières à l’intention des bailleurs à leur demande
  • Organisation des réunions Finances

3.2. La gestion budgétaire

  • Construction du budget annuel global d’OCAL et actualisation du tableau budgétaire pour présentation aux réunions Finances.
  • Suivi quotidien du budget global, des dépenses engagées par rapport au prévisionnel.
  • Élaboration des budgets des nouveaux des projets
  • Assurer le suivi budgétaire des projets.

3.3. La gestion de la trésorerie

  • Supervision de l’ouverture, la gestion et la fermeture des comptes bancaires du projet.
  • Élaboration et suivi du plan de trésorerie mensuel et trimestriel du projet
  • Suivi quotidien de la situation de la trésorerie.
  • De concert avec le Secrétaire exécutif, prendre les décisions adéquates en termes de gestion de la trésorerie.
  • Gestion des demandes de décaissement auprès des bailleurs
  • Gestion des décaissements envers les entités de mise en œuvre des projets.

3.4. La conception et le respect des procédures et la gestion administrative

  • Mise à jour des procédures administratives, financières.
  • Suivi du respect des procédures administratives, financières.
  • Supervision de la gestion du patrimoine de l’OCAL.
  • Supervision de l’équipe des comptables.
  • Supervision des activités administratives (contratsde locations, entretiens, sécurité conseil juridique, etc.
  • Supervision de l’organisation des ateliers, séminaires et réunions

3.5. Gestion des Ressources humaines

  • Etablir les contrats de travail du personnel
  • Tenue des dossiers individuels du personnel
  • Gestion des congés annuels du personnel
  • Faire le suivi des évaluations annuelles du personnel
  • Mettre en place des procédures pour la gestion des ressources humaines
  • Préparation et suivi des dossiers de formation et de perfectionnement du personnel
  • Elaboration d’un plan de formation
  • Organise des réunions périodiques avec son équipe
  • Faire le suivi des timesheet du personnel

4- Profil requis et compétences

Le Responsable de l’Administration et des Finances de l’OCAL devra répondre aux critères de qualification et de compétence décrits ci-dessous :

  • Être titulaire d’un diplôme universitaire (Bac+5) en comptabilité, finances et administration ou autre diplôme équivalent
  • Avoir une expérience professionnelle d’au moins dix (10) ans.
  • Avoir au moins cinq (05) années d’expérience en tant que superviseur.
  • Avoir une expérience dans le renforcement des capacités institutionnelles.
  • Avoir une bonne capacité analytique, organisationnelle et de planification.
  • Avoir une bonne capacité de communication interpersonnelle.
  • Avoir une très bonne connaissance du Français et de l’anglais parlé et écrit.
  • Avoir une parfaite maîtrise des outils informatiques (logiciels de comptabilité, Excel…) informatique (Microsoft Office, Excel, Outlook).
  • Justifier d’une pratique satisfaisante de planification et de gestion basées sur les résultats
  • Justifier d’une pratique reconnue de gestion de ressources humaines avec une attention particulière pour le « coaching » et la valorisation des compétences
  • Justifier de résultats satisfaisants et reconnus dans ses expériences de gestion de programmes et de projets et de coordination au niveau national et/ou au niveau international
  • Avoir une grande capacité d’écoute, de négociation et de persuasion
  • Avoir la maîtrise des logiciels comptables usuels et des systèmes informatisés de gestion adaptés aux projets de développement
  • Avoir une excellente connaissance de l’environnement des acteurs clés engagés dans la lutte contre le sida en Afrique de l’Ouest.
  • Avoir de solides capacités de lecture, d’analyse, de synthèse et de rédaction
  • Etre proactif et avoir des aptitudes à prendre des décisions
  • Etre capable de travailler dans un milieu multiculturel
  • Avoir une grande capacité d’écoute, de communication et de négociation
  • Etre capable de travailler en équipe et sous-pression
  • Avoir la maîtrise des outils informatiques (World, Excel, PowerPoint).

Les candidats intéressés doivent envoyer un curriculum vitae, une lettre de motivation, une copie des diplômes et titres obtenus, trois références professionnelles, et leur prétention salariale à ci.recruitment@deloitte.com au plus tard le mardi 22 décembre 2015 à 17h30mn (Temps Universel).

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite de la sélection.