"Un Corridor sans nouvelle infection, sans discrimination, sans décès lié au VIH
et sans entrave à la libre circulation des personnes et des biens ."
AVIS DE RECRUTEMENT : Assistant(e) Administrative bilingue

AVIS DE RECRUTEMENT

N° 03-04/12/2015/OCAL/SE

Date : 04 décembre 2015

1- Identification du Poste

Titre du poste : Assistant(e) Administrative bilingue

Supervision : Secrétaire Exécutif de l’OCAL

Durée du contrat :Deux (02) ans renouvelable

Date d’entrée en fonction : 1er février 2016

Lieu du travail : Cotonou (BENIN)

2- Contexte et Justification

L’Organisation du Corridor Abidjan-Lagos (OCAL) est une organisation intergouvernementale sous régionale qui a vu le jour en 2002 avec la mission de réduire l’impact de l’infection par le VIH sur le commerce interrégional en Afrique de l’Ouest. En effet, au regard de l’accroissement des migrations sur les principales voies et de l’essor de l’économie régionale, les chefs d’Etat des cinq pays que sont la Côte d’Ivoire, le Ghana, le Togo, le Bénin et le Nigéria ont mis en place cette organisation pour fluidifier le transit et le transport routiers en même temps que la formulation et l’exécution d’une réponse sous régionale face au VIH et au sida.

Au cours de ses dix (10) premières années de prestation, l’OCAL a largement contribué à l’amélioration de l’environnement des postes frontaliers et des structures hospitalières d’Abidjan à Lagos, du traitement des infections sexuellement transmissibles (IST) et du Sida, à la réduction des délais de transit des voyageurs.

Dans le cadre du Nouveau Modèle de Financement, la subvention du Fond mondial de Lutte contre le Sida, la Tuberculose et le Paludisme (FM) pour l’OCAL a pris de nouvelles orientations. Cette subvention met l’accent sur une dévolution progressive de l’offre de services de prévention VIH aux programmes nationaux et un recentrage des interventions vers le renforcement du système communautaire et la défense des droits humains. Cette subvention couvre la période de 2016 à 2018.

L’OCAL, consciente des défis à relever dans le cadre de la mise en œuvre de cette subvention, a entrepris des actions afin de gérer de façon efficiente les ressources qui seront rendues disponibles dans le cadre de ce financement. A cet effet l’OCAL va recruter un (e) Assistant(e) Administrative Bilingue.

3- Description des tâches

Sous la supervision directe du Secrétaire Exécutif, l’Assistante administrative bilingue s’engage à :

- Général

  • Assurer et coordonner tous les travaux de secrétariat de l’OCAL (courrier, classement etc. y compris le classement électronique) à l’exception de ceux assignés à l’Assistante de Programme ;
  • Préparer les rendez-vous et tenir à jour l’emploi du temps du Secrétaire Exécutif ;
  • Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en tenant compte de la nature de l’urgence de chaque cas, y compris les transferts si nécessaires ;
  • Fournir les backgrounds pour chaque RDV avec les visiteurs officiels et/ou membres du personnel d’OCAL.
  • Faire le suivi des décisions prises en réunion du staff ;

- Correspondances

  • Recevoir, trier, enregistrer et acheminer les correspondances, y compris les documents d’information nécessaires et en assurer le suivi ;
  • Traduire les correspondances dans les deux langues(Français/Anglais) ;
  • Proposer des correspondances dans les deux langues (Français/Anglais) à la signature du Secrétaire Exécutif ;
  • Concevoir, composer et éditer des correspondances et de la documentation technique et administrative ;

- Gestion de l’information

  • Travailler en étroite collaboration avec l’Assistante de Programme ;
  • Organiser le classement des correspondances internes et externes de toute posture et en assurer la mise à jour régulière du fichier ;
  • Organiser le système d’archivages des documents du secrétaire exécutif ;
  • Garder le secret professionnel pour toute information ou document dont il pourrait avoir connaissance au cours de ses activités au sein du Projet Régional Commun ainsi qu’après son départ de ce Projet pour quelque raison que ce soit.

- Voyages et réunions

  • Préparer les missions du SE ;
  • Organiser les déplacements du personnel de l’OCAL ;
  • Organiser les réunions de travail internes et externes du SE/OCAL ;
  • Participer à l’organisation des ateliers, séminaires et autres réunionsdans le cadre de la mise en œuvre des activités du Projet Corridor et en assurer le suivi ;

- Autres tâches

  • Garder et entretenir correctement tout matériel, outil de travail qui lui est éventuellement remis par l’employeur pour l’accomplissement de ses prestations professionnelles ;
  • Exécuter toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.

4- Profil

  • Etre titulaire d’un diplôme (BAC+ 3) de Secrétariat bilingue ou équivalent ;
  • Justifier d’au moins cinq (5) années d’expérience dans le domainedont au moins au moins trois (3) ans à un poste de secrétaire bilingue ;
  • Une expérience similaire dans une organisation internationale, régionale ou dans un Projet serait un atout ;
  • Etre parfaitement bilingue (français et anglais) ;
  • Avoir une bonne capacité de rédaction des rapports/PV de réunions ;
  • Avoir une bonne qualité d’organisation et un sens de hiérarchisation des priorités et de respect des délais ;
  • Avoir une bonne capacité d’accueil, être flexible et avoir une bonne aptitude à travailler en équipe et sous pression dans un environnement multiculturel ;
  • Avoir la maitrise de l’outil informatique : Word, Excel, PowerPoint ainsi que ’Internet.

5- Liste des pièces à fournir pour les dossiers de candidature

Les dossiers de candidature doivent être constitués des pièces suivantes :

  • une lettre de motivation signée du candidat, adressée au Directeur du Cabinet GECA-PROSPECTIVE ;
  • un curriculum vitae détaillé certifié sincère, mentionnant au moins trois références pour confirmer ses expériences ;
  • une copie certifiée conforme des diplômes, certificat et attestations de formation ;
  • les preuves des expériences acquises, notamment les copies des attestations de travail ;
  • une copie certifiée conforme de la carte d’identité en cours de validité ;
  • un casier judiciaire datant de moins de trois mois.

6- Dépôt des candidatures et clôture

Les dossiers complets, sous pli fermé avec mention du poste, sont à déposer au Cabinet GECA-PROSPECTIVE sis à Cotonou, à Sainte Rita, rue 8. 036, Immeuble Sainte Anna de l’Espérance, N° 493 ;ou scannés en fichiers PDF à envoyer à l’adresse suivante : recrutement@gecaprospective.com au plus tard le 24 décembre 2015 à 12h00, heures de Cotonou.

Les candidats sélectionnés à chaque étape du processus seront contactés aux adresses e-mail et téléphoniques mentionnées dans leur CV.

Pour tous renseignements complémentaires, contacter le (229) 21 32 54 49 / 21 32 59 44